În comerțul online și în orice activitate care presupune livrarea de produse, documentele care însoțesc marfa sunt necesare pentru desfășurarea corectă și legală a operațiunilor.
Fie că e vorba despre livrări către clienți sau transferuri între puncte de lucru, este important să cunoaștem când trebuie emis un aviz și ce conținut trebuie să aibă.
Ce este avizul de însoțire a mărfii?
Avizul de însoțire a mărfii este un document fiscal care atestă circulația bunurilor în lipsa unei facturi. Este obligatoriu pentru orice transport de marfă, național sau internațional, și contribuie la o desfășurare organizată și conformă din punct de vedere legal.
Spre deosebire de factură, care reflectă tranzacția economică, avizul ține de mișcarea fizică a produselor. Reglementarea aplicabilă este OMFP nr. 2226/2006, care stabilește condițiile privind întocmirea, circulația și păstrarea acestui document. Este indispensabil atunci când bunurile se deplasează între locații, dar nu sunt încă vândute sau facturate.
Când este obligatoriu avizul?
Avizul de însoțire a mărfii devine obligatoriu în următoarele situații specifice din activitatea comercială:
- Livrarea înainte de facturare – când produsele ajung la client, dar factura se emite ulterior
- Transferul între puncte de lucru – când aceeași companie transferă stoc dintr-un depozit în altul sau între magazine diferite
- Trimiterea pentru reparații, expoziții sau consignație – produse trimise la service, mărfuri expuse în showroom-uri fără transfer de proprietate
- Retururile de marfă – când clienții returnează produse către furnizor și este necesar să se justifice circulația bunurilor înapoi
- Livrarea realizată de terți – întâlnită în modele de eCommerce în care bunurile sunt expediate de către un partener extern, cum ar fi furnizorul sau operatorul logistic. În aceste situații, avizul de însoțire este necesar pentru documentarea transportului între părțile implicate.
Ce trebuie să conțină un aviz de însoțire a mărfii?
Un aviz de însoțire a mărfii valid trebuie să conțină obligatoriu următoarele elemente specificate de lege:
- Denumirea documentului – „Aviz de însoțire a mărfii”, numărul și data emiterii
- Date furnizor – denumirea completă, adresa și codul de identificare fiscală (CUI)
- Date destinatar – denumirea, adresa și codul de identificare fiscală (CUI)
- Detalii produse – denumire, cod produs (dacă există), cantitate, unitatea de măsură, prețul unitar și valoarea totală
- Cauza întocmirii – element crucial, adesea omis: „Pentru livrare”, „Fără factură”, „Pentru prelucrare” etc.
- Date delegat – numele complet, seria și numărul actului de identitate
- Transport – mijlocul de transport utilizat și numărul de înmatriculare
- Timpul expediției – ora efectuării expediției
- La recepție – data primirii în gestiune și semnătura gestionarului primitor
- Semnătura – a persoanei care a întocmit documentul
Important: avizul trebuie întocmit obligatoriu în limba română pentru a fi valid legal.
Formatul documentului și utilizarea în eCommerce
Avizul de însoțire a mărfii poate fi emis atât pe hârtie, cât și în format digital, legislația acceptând ambele variante. În comerțul online modern, avizul se generează frecvent prin softuri de facturare precum SmartBill, FGO sau alte platforme integrate cu magazinele online. Această automatizare reduce riscul erorilor și asigură completarea tuturor câmpurilor obligatorii.
Totuși, indiferent de formatul de generare, există obligația ca marfa să fie însoțită fizic de document pe perioada transportului. Aceasta înseamnă că, chiar dacă avizul este generat electronic, o copie tipărită sau o versiune electronică accesibilă pe dispozitive mobile trebuie să însoțească marfa.
Pentru companiile de eCommerce cu volume mari de livrări, integrarea generării avizelor în fluxul de procesare a comenzilor devine esențială pentru eficiență operațională.
Termene importante: Când utilizezi avizul în loc de factură la momentul livrării, factura fiscală trebuie emisă obligatoriu până pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea. Această secvență este comună în eCommerce atunci când livrarea precedă facturarea, de exemplu în cazul plăților în rate sau al comenzilor cu verificare la livrare. Referința la aviz în factură ajută la menținerea trasabilității documentare complete.
Ce probleme pot apărea dacă avizul lipsește sau e completat greșit
Lipsa avizului de însoțire a mărfii poate genera probleme serioase în cazul unui control fiscal, mai ales din partea ANAF. Dacă avizul este incomplet sau greșit întocmit, poate fi considerat neconform și poate atrage sancțiuni în cazul unui control.
Unele companii întocmesc avize fără să respecte cerințele legale, ceea ce poate duce la probleme în cazul unui control. Printre greșelile frecvente se numără omiterea menționării scopului transportului, completarea documentului într-o altă limbă decât româna sau lipsa unor informații esențiale despre delegat. De asemenea, semnăturile ilizibile sau incomplete pot ridica semne de întrebare în timpul transportului.
Obligații de păstrare: Avizele de însoțire trebuie arhivate atât de expeditor, cât și de destinatar, pentru o perioadă de minimum 10 ani de la închiderea exercițiului financiar în care au fost emise. Această obligație se aplică și facturilor ulterioare care fac referire la avize.
Pentru a evita riscurile, se recomandă automatizarea procesului prin softuri dedicate și instruirea personalului responsabil cu întocmirea documentelor. Verificarea sistematică a completării tuturor câmpurilor obligatorii înainte de expedierea mărfii poate preveni complicațiile ulterioare.
Avizul de însoțire a mărfii face parte din fluxul operațional al oricărei companii care gestionează bunuri fizice și trebuie tratat cu aceeași rigoare ca orice alt document fiscal. În activitățile curente, îndeplinirea corectă a obligațiilor legate de acest document contribuie la urmărirea clară a circulației mărfurilor, la evitarea blocajelor administrative și la respectarea cadrului legal aplicabil.
